Europese kantoormeeting Denemarken
October 09, 2023 12:28
Ongeveer anderhalf jaar geleden hebben onze directeur en de directeur van YFU Denemarken het initiatief genomen om een Europese bijeenkomst van YFU kantoormedewerkers te organiseren. Deze bijeenkomst vond plaats in Duitsland en had als doel het Deense en Vlaamse team, beide met veel nieuwe medewerkers, te laten leren over YFU en kantoorwerking met de hulp van YFU Duitsland, een ervaren partner met een groot kantoor. Er was echter ook interesse vanuit andere landen, wat het des te interessanter maakte.
Dit jaar werd een vergelijkbare bijeenkomst georganiseerd in Denemarken, waarbij YFU Estland Europese subsidies aanvroeg om de kosten voor de deelnemende organisaties te verlagen. Het resultaat was een internationale bijeenkomst met 35 deelnemers uit 13 verschillende landen, inclusief één medewerker van het Global Office. Vanuit YFU Vlaanderen namen Jakob, Ilse en Kaat deel.
Een groot deel van de medewerkers verbleef in het beroemde YFU-huis van Denemarken, waar ook alle voorbereidingen en oriëntaties voor studenten plaatsvinden. Daarnaast dient het als kantoor voor YFU Denemarken (voor degenen die niet vanuit huis werken) en als een ideale ontmoetingsplaats voor vrijwilligers. Diegenen die in het huis verbleven, kregen de kans om de studentenervaring te (her)beleven, inclusief de kamerverdeling en stapelbedden. De Deense medewerkers en vrijwilligers organiseerden alles met enthousiasme en zorg, wat ons herinnerde aan onze eigen ervaringen en de aanstekelijke Deense vrijwilligersmentaliteit.
De eerste en laatste dag waren reisdagen, en tijdens de laatste avond ontmoetten we actieve vrijwilligers van YFU Denemarken, die ook deze unieke ervaring deelden.
Tussen deze dagen in werden verschillende onderwerpen besproken op basis van de vragen van de medewerkers. We begonnen met een kennismaking van elke organisatie en de situatie in hun land. Vervolgens splitsten we ons op in kleinere groepen om te discussiëren en ervaringen uit te wisselen over diverse onderwerpen, waaronder de Global Basic Standards:
Inschrijving en selectie van kandidaat uitwisselingsstudenten
Risicobeheer
Ondersteuning en begeleiding
Vrijwilligersbeheer
Kwaliteitsbewaking en opvolging
Marketing
Gastgezinnen
Personeel
IT en implementatie van Global IT-tools
Als team kregen we de kans om onze collega's beter te leren kennen en onze communicatie te verbeteren. We kregen inzicht in het perspectief van medewerkers aan de andere kant van het verhaal en leerden veel van de ervaringen, tips en tricks, en goede voorbeelden van andere organisaties. Onze motivatie en saamhorigheidsgevoel werden enorm versterkt, en uiteraard hebben we ook veel plezier gehad!
Samen met onze collega's hopen we met deze ervaringen en nieuwe kennis stap voor stap vooruitgang te boeken en onze werking verder te optimaliseren.
We willen YFU Denemarken en YFU Estland hartelijk bedanken voor de organisatie, evenals Tim Schnell voor het initiëren van dit geweldige initiatief.
Jakob, Ilse en Kaat
